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起業時のメールアドレス取得方法や注意点を分かりやすく解説

独立して起業する際にはさまざまな準備が必要ですが、メールアドレスの取得もその中の一つです。グーグルやヤフーなどで無料作成できるメールアドレスもありますが、起業する際には自社独自のメールアドレスを用意することをオススメします。そこで今回は起業時のメールアドレス取得方法や注意点について確認していきましょう。

起業時に会社のメールアドレスを取得したほうがいい理由

起業時に会社独自のメールアドレスを取得した方がいい理由はいくつかあります。その中でもとくに重要なのが信頼性の問題とセキュリティ面です。 フリーのメールアドレスは無料で使えて便利なものの、ビジネスを立ち上げて起業後に継続的に使っていくことを考えるとリスクが高くなっています。

フリーのメールアドレスは信頼性に欠ける

起業時に会社独自のメールアドレスを取得した方がいい理由の一つは、フリーのメールアドレスは信頼性に欠けるという点です。メールアドレスの末尾が@gmail.comで終わるものや、@yahoo.co.jpなどで終わるものがフリーメールアドレスとなっています。

一般的に、企業の問い合わせ先のメールアドレスはその会社の独自のものとなっている場合がほとんどです。そのためサイトや、名刺に記載するメールアドレスにフリーのものを使っていると、取引先やクライアントからきちんとした会社に見られないというリスクがあります。顧客やビジネスパートナーから信頼を得られるよう、独自のメールアドレスを用意して連絡用に使うことがオススメです。

ビジネス用のメールサービスならセキュリティも安心

起業時に会社独自のメールアドレスを取得した方がよい二つ目の理由として、フリーのメールアドレスではセキュリティ面に不安があることが挙げられます。一方ビジネス用のメールアドレスならセキュリティが強固なものが多いため安心して使用可能です。

具体的にはフリーメールの場合、パスワードが分かってしまうとアカウントに容易に入られてしまうことが挙げられます。一方でビジネス用のメールアドレスを利用するメールクライアントでは、2段階認証や、アクセスする IP アドレスを制限できるなどの機能でより強固なセキュリティを実現することが可能です。

悪質な「なりすまし」被害などを防ぐことができる

起業時に会社独自のメールアドレスを作った方がいい三つ目の理由として、悪質ななりすましによる被害を防げることが挙げられます。なりすましとは、悪意がある人が会社に対して嫌がらせや、なんらかの危害を与える目的で行う不正行為です。会社のメールアドレスとよく似たメールアドレスを作成し、メルマガのような形で悪意のある文面を送りつける場合があります。

そこで企業独自のメールアドレスを取得しておけば、フリーメールとは異なりなりすましをされてしまう心配を軽減することが可能です。メールアドレスの@マークよりも後ろの部分は不正行為によって書き換えることが難しいため、オリジナルのメールアドレスを取得しておくことでリスクを最小限に抑えられます。

起業する際のメールアドレス取得方法

次に起業する際に会社独自のメールアドレスを取得する具体的な方法をご紹介します。今までフリーのメールアドレスしか使ったことがない方は、自社独自のメールアドレスを作ると聞くと難しく感じるかもしれません。しかし実際にはフリーのメールアドレスとほぼ変わらない手間で、自社のメールアドレスを取得することが可能です。

起業時のドメインの取得方法と決め方

起業時に独自ドメインメールのアカウントを作成するために必要なこととして、「ドメイン」の取得が挙げられます。ドメインとはメールアドレスの@マーク以降のアルファベットの部分のことで、自社オリジナルのドメインを取得するためにはそのドメインを使用する権利を購入する必要があります。

ドメインの管理会社は複数あり、現在他の会社が使っていないドメインであれば自由なアルファベットを使って独自ドメイン取得が可能です。ただしあまり複雑すぎるドメインや、長すぎるドメイン、または自社の内容とまったく関係のないような独自ドメイン名にしてしまうと混乱の元となります。

できるだけシンプルでわかりやすいドメインを心がけ、かつ会社名やサービス内容を表すようなドメインを取得してください。自分が取得したいドメインが購入可能かどうかは、「お名前.com」や「ムームードメイン」といったドメイン管理会社のホームページ上で確認できます。

起業時にドメインを取得する際の注意点

起業するときにドメインを取得する際には注意点があります。ドメインの最後についている「.co.jp」や「.com」、「.or.jp」といった部分実はそれぞれ意味があるということです。たとえば最後についている「.jp」という文字には、日本という意味があります。また「.co.jp」や、「.com」といったドメイン名についている「.co」の 部分は会社を表す「カンパニー」に由来していて、法人組織が使うことが目的とされています。一方で「.or.jp」 の場合は、非営利法人向けのドメインです。

もし非営利法人を立ち上げているにもかかわらず「.com」や「.co.jp」を使っていたり、あるいはその逆の使い方をしてしまっている場合には、せっかくオリジナルのドメインを取得していても信頼性に欠けてしまうので注意が必要になります。会社組織かどうかに関わらず取得できる「.net」で終わるドメインもあるため、必要に応じて適切なものを取得してください。

ちなみに「.xyz」などの通常では使われないような珍しい独自ドメインアドレスもあり、管理費用も安いというメリットがありますが、その分顧客や取引先から見た時の信頼度が低くなってしまうため、出来る限り避けた方が無難です。

社員用に複数のメールアドレスを作成する際のポイント

起業してしばらく経った後に社員用のメールアドレスを複数設定したくなる可能性があります。自分一人でビジネスを運営していく際には、自社のメールアドレスを一つだけ管理すればよいですが、社員用に複数のメールアドレスを登録する場合には注意が必要です。会社用に複数メールアドレスを作成する場合の主なポイントは以下のようなものになります。

ビジネス用のメール管理システムがオススメ

会社内で複数のメールアドレスを一元管理するためのツールとして、ビジネス用のメール管理システムが存在します。ビジネス用のメール管理システムを使うと、メールで送られてきた問い合わせに対して誰が返信を担当するべきかの役割分担などが簡単にできて便利です。

またよく使うメールの文面をテンプレートとして、社員全体で共有することもできます。ビジネス向けのメール管理システムとしてあげられるのは、「メールディーラー」や「GoogleAPPS forビジネス」 などのツールです。個別のメールアドレスで行っているやり取りを社長がすべて閲覧するという運用もできます。

アカウント作成やパスワードのルールを決めておく

新しい社員が入った時にどのようにメールアドレスを新規作成するかであったり、パスワードをどのように作成するかといったルールを決めておくことが重要です。運用方法が曖昧なまま社員が増えていってしまうと、後から管理するのが大変になってしまいます。また退社した社員が、いつまでもメールアカウントにログインできる状態になってしまうとセキュリティ面も不安なため要注意です。

新規にアカウントを作成する手順や、退社時のメールアカウントの削除処理など、具体的な作業マニュアルを用意しておくようにしましょう。 またアカウント作成やパスワード管理の責任者を知らないで決めておくことも大切です。一人で経営する場合にはあまり問題になりませんが、人を増やしていく計画がある方はメールアドレスの運用方法をあらかじめ決めておくようにしてください。

データのバックアップが残る状態にしておく

メールのやり取りの履歴がデータとして残る状態にしておくことも大切なポイントです。ビジネス用のオリジナルのメールアドレスを使ったやりとりでは、 突然やり取りの履歴が消えてしまうといったエラーはほとんどおきませんが、万が一何かしらのトラブルが起きてしまってからでは取り返しがつきません。もしもの時に備えてメールのやり取りのデータはバックアップを取っておくようにしましょう。

まとめ 起業時には独自のメールアドレスを取得するのがおすすめ

今回は起業時に用意しておくべき会社独自のメールアドレスの取得方法や、取得の際の注意点について解説しました。起業準備には色々なやることがあって大変ではありますが、メールアドレスを取得して信頼性を高めておくことは、ビジネスを続けるにあたって重要なポイントです。ぜひ今回の情報を参考に、自社用のドメインを取得しメールアカウント作成してください。

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