加盟結婚相談所:3,641社
登録会員数:81,960名

資料請求

マナーについて
【独立開業者のための支援ブログ】

 結婚相談所の独立開業・起業なら日本結婚相談所連盟  独立開業者のための支援ブログ   マナー   会社設立時の挨拶メールの書き方とマナー【文例付き】

会社設立時の挨拶メールの書き方とマナー【文例付き】

2021.11.11 マナー

会社設立の手続や、店舗や事務所の準備が終わり、事業を開始できるめどが立ったら、これまでにお世話になった人や取引先への挨拶を忘れずに行いましょう。会社設立という大きなイベントを報告してもらえることは、挨拶を受ける側にとっても何よりうれしいことですし、「せっかくお知らせしてもらったのだから、何かあったら利用してみよう、知り合いに紹介してみよう」と思うものです。

 

独立開業時、スタートがカギとなります。刺さるメッセージで挨拶メールを送りましょう!

会社設立時の挨拶メールはいつ出すべき?

独立開業時には、開業の手続きや事務所の契約、ガスや水道などのインフラまわりや広告・宣伝の準備、従業員の雇用やその手続などやることが山のようにあります。

そんな状況で、ついつい忘れてしまいがちなのがお客様や取引先、独立前にお世話になった先輩や上司、開業を支えてくれた人たちなどへの開業挨拶です。

開業の挨拶は開業をお知らせするという目的の他、今までにお世話になった方々へ、無事に開業できたお礼も含めて送るべきものとなります。

また、これからお世話になる方々へも今後のお付き合いをお願いする意味も込めて送ることが必要となります。
そのため、開業してから挨拶状を送ってしまっていては、相手への印象も良くありません。

「すでに開業しました」よりも「これから開業するので宜しくお願いします」の方がビジネス的には好印象を与えるでしょう。そのためにも、開業前の準備が必要となります。

会社を設立して開業する場合、会社の設立を先に行い、会社名義で店舗や事務所を契約してから開業することになります。したがって、会社の設立後、実際に業務を始める日が決まったタイミングで開業の挨拶を発送することになるでしょう。
開業時に店舗や事務所のお披露目をする場合は、来ていただく方の予定もあるので、できるだけ早く(1か月前くらいがベスト)発送するようにしましょう。早めに連絡しておけば、お祝いの準備などもしやすいからです。

メールで挨拶を送る人に刺さるメッセージを

会社設立の挨拶といえば、従来は挨拶状を郵送することが多かったですが、友人や元同僚など、親しい個人に向けた挨拶はメールやSNSで行うことも増えてきました。メールで挨拶を送る場合にはどのようなメールが良いのでしょうか。

応援したいと思わせるメッセージ

メールでの挨拶でよくやりがちなのは、テンプレートやひな型、文例集を使ったメールです。忙しくて考える暇がないからと、ついつい使ってしまいがちなテンプレートですが、テンプレートで作ったメールを見た人はどのように感じるでしょうか。もらった人が「応援したい」と思わせるようなメールを送らなければ、挨拶状を送っても「送ること」が目的になってしまい、これから独立して仕事を増やしていきたいと思っているなら効果はありません。

相手の心に響くメールを作るなら、テンプレートに頼らず、自分自身の言葉で、会社設立準備のオリジナル文章を書くことが必要です。

「おっ」と思わせる挨拶を

自分自身の言葉で書けば、メールでも相手の心に刺さる内容を送ることができるものです。テンプレートを利用するメリットは当たり障りのない文面が書けるという点ですが、挨拶状を使って本当に心からお礼と開業のご案内をしたいのであれば、「おっ」と思わせる内容で作ると良いでしょう。

それは、例えば手書きで書いてみる・筆ペンで書いてみる・似顔絵を描いてみるなど、様々な方法がありますが、社会に出て様々な会合に行くと、たまに目にする手描きのお礼状は、人の心を掴むものとなっています。

しかし、手書きや絵などに抵抗がある場合には、内容で想いを伝えるというもの手です。例えば、開業に対する想いを伝えたり、開業に至った理由を伝えたり、商品やサービスに対しての思い入れや、起業してどのような未来を目指すのかを簡単に記載するなど、見る人が応援したくなるような挨拶状は人の心に刺さり、きっと、支援してくれるでしょう。

しかし、やりすぎてしまうと「変わった人」と思われる可能性があるため、節度を持ってやると良いでしょう。

メールで挨拶状を送ることのメリットを活かす

メールで挨拶状を送る場合、会社のホームページのアドレスを入れたり、ファイルを添付することができるため、書面に比べると表現の幅が広がります。

ただ、挨拶状の目的はあくまで「お知らせ」であり、「営業」や「宣伝」ではありません。資料を添付する場合も地図や会社案内などにとどめ、営業資料は別の機会に送るようにしましょう。

会社設立の挨拶状の文例

オリジナルの挨拶状を、といっても、「何を書けばいいのだろう」と不安になる方もいるでしょう。メールなので必要以上に堅苦しく考える必要はありませんが、以下のポイントに注意しながら作成するとよいでしょう。

  • 件名は「会社設立のご挨拶」「株式会社○○設立のご挨拶」などシンプルに記載する
  • 宛先の会社名などは省略せず、フルネームで記載する
  • 書き出しは「○○株式会社でお世話になりました」など、相手との関係を想起させるような内容を入れる
  • 開業にあたり勤務先を退職したときは「円満退社し」と、トラブルなく退社したことを記載する。逆に事情があるときはその点に触れない
  • これまでのお付き合いに対する感謝の気持ちを記載する
  • 開業に至る経緯や事業内容について記載するときは分量に注意しつつ、前向きな内容にする
  • 会社に関する情報は正確に記載する。相手からお祝いをいただく可能性もあるので、郵送等に必要な事項はもれなく記載するようにする
    • 正式な社名(「株式会社」などを省略しない)
    • 代表者名(役職名も記載する)
    • 開業日
    • 住所(郵便番号も記載)
    • 電話番号
    • ホームページのURL(あれば)
    • 事業内容
  • 今後の関係の維持をお願いする
  • メールによる挨拶は略式なので、「略儀ながら」など、訪問できないお詫びの記載をする
  • 署名には会社名・氏名・メールアドレスなど、相手が連絡する際に必要な情報を入れておく

文例を紹介しますので、参考にしてみてください。

件名:会社設立のご挨拶

株式会社○○○○
○○ ○○様

○○株式会社でお世話になりました○○○○と申します。

さて、私事ではございますが、この度、○○株式会社を円満退社し、かねてより念願であった会社を設立し独立開業することとなりました。

これも、長い間ご指導いただいた○○様はじめ皆様のご支援のおかげと心より感謝しております。
まだまだ若輩ではございますが、これからも一層精進して参る所存でございます。

会社名や事務所の所在地などは下記の通りとなります。

会社名:株式会社○○
代表取締役:○○○○
開業日:○○年○○月○○日
住所:〒○○○-○○○○ ○○○○○○○○○○○○
電話:○○-○○○○-○○○○
ホームページ:https://www.○○○○○○.com/
事業内容:○○○○○○○○○

これからも、引き続き変わらぬご指導・ご鞭撻を賜りますよう何卒お願い申し上げます。
まずは略儀ながら、メールをもってご挨拶申し上げます。

──────────────────
株式会社○○
代表取締役 ○○ ○○
○○@○○○○○○.com
──────────────────

独立開業時こそ大事な人にはメールではなく手紙による挨拶状を

ここまで、メールでの挨拶状の送付についてご紹介してきましたが、取引先や目上の人などには、メールではなく手紙による挨拶状を送るようにしましょう。会社設立の挨拶は訪問して行うのが正式な方法で、手紙、メールの順でカジュアルになります。手紙やメールの最後に「略儀ながら」と書くのはそのためです。相手との関係性を考えながら、適切な方法を選ぶようにしましょう。

開業前にお世話になった方々や、特に応援してくれた独立前の会社の上司や先輩などは、直接会って挨拶状を渡しながら少しサービス説明をしても良いでしょう。

そういった方々への恩を忘れずに、行動をすることによって、その方々から情報をもらうことができたり、困った時に助けになってくれたりする可能性があります。

独立開業し一人でやっていくという事は、様々な困難が待ち受けている可能性があります。そんな時、一人でも多くの応援者がいることで、困難な壁も乗り越えられる可能性が高くなります。是非、身近な方には挨拶状を手紙で送ってみてください。

手紙による挨拶状の書き方については「挨拶状や挨拶回りなど独立開業の前にチェック!正しい挨拶状のイロハ」が参考になるかもしれません。

まとめ

ここまで、会社設立時の挨拶メールについて、書き方やポイントなどをご紹介してきました。

挨拶状は独立開業時忘れてしまいがちな仕事ですが、独立開業後、仕事をうまく進めるためにも周りの方のサポートが不可欠です。開業時には、独立開業を案内するメールや挨拶状を忘れずに送るようにしましょう。

メールでお伝えすることも大切ですが挨拶状を送ることも検討しましょう。また挨拶状や直接の挨拶も大切ですが、新規集客ツールでもある「ホームページ」作成もお忘れなく。

ホームページ作成については「独立開業時にホームページは必要?自作・依頼どちらが良い?」の記事が人気です。合わせてご覧ください。

法人の新規事業はどう立ち上げる?利用できる補助金も紹介

自己資金なしで女性が融資を受けて起業することはできる?

人と人をつなぐのは、人だと思う。

Copyright © IBJ Inc. All rights reserved

無料セミナー
集客や収益の仕組み
無料説明会で
個別相談